Como ter sucesso na implantação de um software (de gestão)

Se você conversar com alguém que implantou um software de gestão, você dificilmente obterá uma opinião neutra: ou foi um sucesso, ou um foi um desastre!

Implementar um software de gestão envolve muitos desafios! Por isso, este é sempre tido como um assunto delicado nas empresas. Porém, aqui vai uma notícia boa: dá, sim, para ser simples! Basta tomar alguns cuidados e precauções, que vamos listar neste post!

Passo 1: Envolva as pessoas-chave

Para obter sucesso na implantação de um software de gestão, o primeiro passo é envolver as pessoas-chave no processo. Elas são:

• Líderes das áreas que atuarão com o software (como financeira, fiscal, etc.)
• Usuários do sistema em si – idealmente, os líderes, uma vez envolvidos, replicam este envolvimento em suas áreas
• Consultores de processo, se for o caso
• Contadores e outras partes interessadas, que se beneficiarão da implantação.

Faça uma lista de todas as pessoas que serão afetadas pela implantação, e lembre-se de abordar os seguintes assuntos:

1. Explique o que acontecerá com o emprego de cada um. Isso é importante porque, muitas vezes, as pessoas têm receio de perder o próprio emprego – e, por isso, podem não colaborar com a implantação. É preciso explicar que a implantação irá beneficiar seu próprio trabalho, agregando valor ao seu dia a dia.
2. Desenhe, mesmo que de forma “macro”, os processos como estão, e como serão. Assim, será mais fácil para você – e para a equipe – mostrar uma “foto” do “antes e depois”.
3. Marque reuniões periódicas com seu time para sanar as dúvidas que vão surgir. Comece isso cedo, antes mesmo do uso do software. As dúvidas são o principal ponto de stress de uma implantação: elas geram insegurança no usuário, e a insegurança gera a sensação de “esta mudança me atrapalha”.

O item 3, em especial, é muito importante para o sucesso do projeto. Note que ele é um trabalho interno, e não externo (envolvendo a consultoria de implantação, por exemplo).

Passo 2: Entenda as responsabilidades

Entender e atribuir as responsabilidades corretamente é um passo importante na implantação. Seja um ERP de grande porte como o SAP, um software para PMEs como o Nimbly, ou um software de gestão para MEI/Micro como o ContaAzul, é importante que você entenda muito bem o papel e a responsabilidade de cada pessoa envolvida no processo.

De maneira geral, podemos dividir as resopnsabilidades em:

• Parametrização financeira: criar centros de custo, unidades de negócio, classificações (“plano de contas gerencial”) e convênios bancários. Esta responsabilidade é da própria empresa, ou da consultoria (quando contratada).
• Parametrização fiscal: códigos de serviços tributados, CFOPs e regras de tributação de produtos ficam a encargo da área fiscal, ou do contador em empresas menores.
• Aprender a inserir/atualizar tudo isso no sistema: aqui a responsabilidade vai ser dividida entre cursos extensos (ERPs maiores), treinamentos rápidos (softwares de médio porte) ou “você se vira” (softwares pequenos). No caso das implantações assistidas, a responsabilidade do ensino é da empresa, e do aprendizado é das lideranças das áreas.
• Operar o sistema: responsabilidade das áreas, com supervisão interna – e não externa. É muito importante que a liderança interna acompanhe os processos, sabendo julgar/diferenciar os problemas em nível de processo.

O último bullet é importante, neste caso. Caso não haja uma liderança forte dentro da empresa, e o “suporte” recaia diretamente sobre a consultoria ou fornecedor, você terá o risco de desfazer todo o planejamento de gestão desenhado previamente.

Lembre-se que o fornecedor do produto tem a responsabilidade de ensinar e auxiliar você a operar o software, e não necessariamente saberá “julgar” se a informação está correta – do ponto de vista gerencial.

Passo 3: Go live!

Em implantações de ERPs tradicionais ou antigas, o processo do go live acontecia depois de um longo – e caro – processo de parametrização, que envolvia muitas áreas e visava diminuir o “tempo parado” no momento de virar a chave oficialmente.

Hoje em dia, com os softwares modernos (como o Nimbly), o treinamento já acontece em tempo real com a virada de chave!

Isso mudou porque a economia mudou. Imagine que, antigamente, ficava-se dois anos implantando um software. Hoje em dia, muitas empresas já se transformaram totalmente em 2 anos! Todo o trabalho seria jogado fora!

A economia exige que as mudanças sejam ágeis! Por isso, depois de definidas as pessoas e estabelecidas as responsabilidades, o go live é a próxima etapa! : )

Dicas importantes

• Lembre-se que toda mudança gera impacto – mesmo que a mudança seja positiva. Converse bastante com seu fornecedor, e com seu time, sobre isso, e esteja preparado para “ânimos exaltados” por alguns dias.
• Defina quais são os processos críticos (que não podem parar), buscando ponderar ao máximo a urgência real. Por exemplo: se uma nota fiscal de serviços não for emitida “hoje”, talvez ela possa ser emitida amanhã; já uma nota fiscal de produto possivelmente será uma situação urgente, uma vez que o caminhão poderá estar sendo carregado naquele momento.
• O Brasil não é um país com regras tributárias simples. Lembre-se disso, e antecipe as regras com seu contador ou com uma consultoria especializada.
• Garanta que a implantação tem um dono dentro da empresa. Esta pessoa será o usuário-chave, e servirá de suporte interno para a maioria das questões.
• Não tente automatizar 100% do seu processo logo no início. Esteja sempre atacando os processos que causam mais trabalho, e aos poucos vá diminuindo o trabalho braçal do time. Quando você notar, a empresa estará automatizada, e ainda terá espaço para mudanças. Ao tentar automatizar 100%, você passará tanto tempo “escrevendo o atual” que esquecerá de “pensar no novo”. Por isso, costumamos dizer que 80% já é um ótimo número!
• Preocupe-se em aprender tudo o que puder sobre o sistema. Faça anotações nos treinamentos, grave os vídeos de aula, fique ligado nas novidades. Vemos muitos sistemas extremamente subutilizados, o que causa insatisfação e falta de produtividade da equipe toda!
• Abandone logo cedo as planilhas de Excel. Fazer o trabalho em paralelo causará duas sensações: a primeira é a do “porto seguro” (ou seja, eu “nunca preciso virar a chave”), o que causa um retrabalho para o seu time; a segunda é que você continuará apegado ao controle que você mesmo criou, e evitará se acostumar com a forma diferente que o software trabalha – mesmo que ele faça a mesma coisa, no fim da scontas.

Bem, estas são as dicas de hoje! Espero que tenham gostado, e até a próxima! 😀