Reembolsos de despesas dos colaboradores são sempre um fluxo trabalhoso, né?! Aquela pilha de notinhas ou recibos vai junto com a planilha feita pelo colaborador, e tudo isso segue para validação do gestor, depois lançamento no financeiro para o pagamento. Dependendo do tamanho da equipe, são gastos dias até que tudo seja validado – e, pior do que isso, também são gastos dias do colaborador que precisa lançar tudo à noite, no hotel, quando poderia estar descansando.
Bem, algumas pequenas dicas podem agilizar essa rotina e deixá-la mais leve. Separamos algumas por aqui! 😀
Lance as despesas na hora em que elas acontecem
Acumular as notas para lançamento depois tomará um bom tempo do colaborador, mas este problema acaba quando a despesa é lançada em tempo real. Para isso, aplicativos como o Nimbly ou o VExpenses podem ajudar. Na hora da despesa, você já lança, tira a foto da nota fiscal e pronto – acabou o trabalho!
Imagine que este é um reembolso de almoço, por exemplo. Depois de pagar, o colaborador vai pegar um Uber ou aguardar os colegas pagarem suas contas também. Neste tempo livre, ele pode registrar a despesa e o assunto estará encerrado!
Torne o processo online
Todo processo offline cria um processo a mais. Afinal, tudo que é feito offline precisa ser enviado para alguém de forma online. Portanto, é muito mais fácil ter um fluxo online: ao invés do colaborador lançar uma despesa em uma planilha, ou anotar de alguma forma, faça com que os reembolsos cheguem automaticamente – e em tempo real – para o aprovador.
Se você não possui o Nimbly para isso, você pode fazê-lo através de planilhas em um Google Drive, por exemplo.
Integre a aprovação ao financeiro
No mundo ideal, tal como no Nimbly, a aprovação do reembolso já cai para o financeiro como um pagamento lançado. Mas se este não é seu caso, estabeleça um fluxo o mais automatizado possível. Faça com que os pagamentos alimentem, de alguma forma, a sua planilha de contas a pagar. Isso poupará retrabalho do time operacional!
Mantenha tudo online
Como você possivelmente vai precisar mandar todas as informações para a sua contabilidade, garante que todos os comprovantes e classificações estão online. Assim, no final do mês, basta exportar os dados e enviá-los para a contabilidade em uma pasta zipada! 😀