Então vai lá o seu fornecedor de outra cidade e – PÁ! – emite uma nota fiscal com impostos retidos. Você recebe o boleto mais baixo e fica até meio perdido, não é?! Bom, neste conteúdo, vamos explorar o que é a retenção de impostos, por que ela é usada e como fazer o pagamento correto disso – para empresas do Simples ou não!
O que é a retenção de impostos?
A retenção de impostos é usada em notas fiscais de serviços quando a prefeitura, ou o próprio cliente, entendem que há risco de perda no recolhimento. Na prática, sim, é um desses instrumentos para complicar a vida do financeiro das empresas. : )
Ela acontece, por exemplo, quando você presta serviços para outra cidade. Imagine que sua empresa é de Curitiba e você presta serviços para São Paulo. O Imposto Sobre Serviços (ISS) é sempre devido na cidade destino do serviço prestado – e não na cidade do prestador de serviços. Portanto, se o serviço foi feito em São Paulo, o imposto é devido ali, e não em Curitiba (a cidade da empresa).
Para garantir este recolhimento, e evitar que Curitiba tenha que repassar o imposto à cidade de São Paulo, a prefeitura exige a retenção dos tributos já na fonte. Ou seja: se a sua nota fiscal era de R$1000, o seu boleto emitido será de R$950. Os outros R$50 corresponderão aos 5% do ISS em São Paulo, e estes deverão ser pagos também pelo cliente, através de uma DARF separada (vou explicar mais à frente). No caso de empresas do Simples, os impostos retidos são pagos juntamente na DAS.
Na prática, portanto, a retenção de impostos é a mera transferência de responsabilidade do pagamento: caso o imposto não seja retido, o imposto é pago pelo fornecedor; com o imposto retido, a responsabilidade de pagamento é do cliente.
Recebi uma nota com retenção! E agora?
Se a nota fiscal que você recebeu apresenta retenção, o processo é simples.
Ao lançar a conta no financeiro, você deve também fazer um lançamento do tributo a pagar – no dia 20, ou dia útil anterior, do mês subsequente ao do serviço (ou seja, na competência seguinte). Um exemplo prático:
- Nota fiscal de serviços no valor de R$1000 recebida, com boleto de R$950.
- Emissão da NFS-e: 21/06/2020
- Vencimento do boleto: 90 dias (21/09/2020)
- DARF devida: R$50 em 20/07/2020
Note que, no exemplo, acima, a DARF é devida antes mesmo do vencimento do boleto. Isso porque o tributo é sobre a competência, ou seja, o fato gerador (neste caso, a NFS-e), e não sobre o boleto pago (caixa).
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O mesmo vale para outros tributos, caso o emissor da NFS-e não esteja no Simples, por exemplo. Impostos como IR, CSLL e outros também podem ser retidos na fonte. Neste caso, a responsabilidade de pagamento é do cliente, e o processo é exatamente o mesmo!
E no Simples? Muda algo?
Empresas enquadradas no Simples Nacional têm uma vantagem neste processo: o pagamento dos tributos é feito em apenas uma guia, a DAS, emitida mensalmente e com vencimento para o dia 20 ou dia útil posterior. Na prática, isso é mais simples, porque apenas uma guia é paga.
Atenção às aliquotas
Algo que o fornecedor deve se atentar é que, no caso da prestação de serviços para outras cidades, a diferença de alíquotas pode ser significativa. Se o prestador está em uma cidade com 2% de ISS, por exemplo, ele pagará até 3% a mais por notas fiscais emitidas.
Por isso, vale sempre revisitar este assunto. Caso você veja que seus clientes estão aglomerados em alguma cidade com a tributação mais alta, talvez seja hora de abrir um CNPJ lá! : )