O termo é amplamente conhecido, mas nem sempre é claro, não é?! No conteúdo de hoje, vou abordar o que é e como aplicar o conceito de centro de custo na sua gestão. Os centros de custo são, afinal, uma ferramenta muito bacana quando bem utilizados, mas podem ser totalmente redundantes e burocráticos quando são mal utilizados.
Antes de tudo: definição
Centros de custo são subdivisões no escopo financeiro dentro de uma empresa. Para simplificar o conceito, apesar do nome, os centros de custo carregam receitas e despesas (abandone, portanto, o “centro de lucro”; precisamos de menos termos e mais aplicações práticas!).
Estas subdivisões são inerentes a cada negócio: você pode ter centros de custo por setores (administrativo, marketing, operação), por exemplo, ou por produtos (Tático e Nimbly, no caso da nossa empresa).
Quando e por que usar?
Sua empresa começa a precisar dessa estrutura quando ela aumenta a complexidade. Imagine, por exemplo, que você é uma agência com duas verticais: digital e offline. Caso você não tenha dois centros de custos, ou não faça esta separação nos seus controles financeiros, você pode correr o risco de uma das operações estar “pagando” a outra e não saber (por exemplo: digital dá muito lucro, offline prejuízo).
Na prática, eles se unem às classificações para garantir um bom nível de detalhe na análise da empresa: será possível ter respostas como “quanto custa a folha de pagamento geral?” e “quanto custa a folha de pagamento da operação digital aqui na agência?”.
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Na prática, então, os centros de custo oferecem a oportunidade de você enxergar o resultado da sua operação focando-se apenas naquele escopo. Salários, despesas diretas e o rateio de despesas indiretas serão agrupados às receitas daquele escopo para que se extraia o resultado final da operação – entendendo se há lucro ou prejuízo, por exemplo.
Por isso, operações muito pequenas raramente terão esta necessidade, uma vez que elas têm apenas “1” grupo de receitas e despesas. É normal, inclusive, que este campo seja inexistente em softwares de gestão mais simples.
E se você está no início da operação, mas já contratou um software avançado como o Nimbly, uma boa opção será criar apenas um centro de custo (“Geral”, por exemplo). Aos poucos, você sentirá a necessidade de abrir este leque.
Centros de custo com hierarquia
O Nimbly ainda tem um bônus: os centros de custo podem ser hierarquizados – ou seja, ter “filhos”. Isso é válido para operações que exigem um controle bastante complexo. Imagine, por exemplo, que você é uma consultoria e precisa obter os resultados da sua operação por projeto – e isso em nível financeiro. Analisar apenas os custos diretos do projeto seria um erro, pois não estariam contemplados os custos indiretos.
Por isso, o Nimbly permite que você crie um centro de custo chamado Projetos (imaginando que há uma divisão da empresa que cuida de projetos, por exemplo) e, abaixo dele, cada projeto pode ser criado.
Assim, você poderá ter uma análise do setor inteiro ou de um projeto individual.
Uma falha comum
Um erro bastante comum nas empresas é a confusão de centros de custo com plano de contas, ou classificações de contas. Centros de custo não podem ser “despesas com folha de pagamento”, por exemplo. Isso porque todos os centros de custo terão colaboradores e, portanto, todos gerarão despesas.
Portanto, não confundir os conceitos! A classificação irá definir “do que se trata” aquela conta (aluguel, luz, salário, impostos) e o centro de custo irá definir “a qual escopo pertence” a conta!