Se a sua equipe trabalha em campo, será muito comum que você trabalhe muito com reembolso de despesas dela. Isso porque, trabalhando fora da empresa, sempre há despesas inesperadas – ou mesmo esperadas! Transporte, alimentação e até hospedagem (em casos de viagem) são exemplos de situações comumente reembolsáveis nas empresas.
Há também empresas que, apesar de não trabalharem com equipe em campo, reembolsam colaboradores com pequenas despesas como combustível, plano de saúde ou estacionamento. Nestes casos, a rotina de quem não tem sistema é bastante manual: as notas devem ser agrupadas periodicamente e enviadas para o administrativo, que validará tudo e programará o pagamento no próximo ciclo financeiro.
Sistema, apps ou planilhas?
Hoje em dia, alguns sistemas resolvem este problema muito bem. No Nimbly, por exemplo, os reembolsos têm uma área especial que permite ao colaborador o registro online da despesa, em tempo real e com foto do comprovante. Com o fluxo de aprovação na mão do gestor, uma vez aprovada ela já cai no fluxo financeiro para pagamento. É um processo muito ágil!
Existem outros apps independentes para este fim, que não possuem integração com o financeiro mas também fazem muito bem o seu papel: o KM Online, por exemplo, é um aplicativo mais específico para quem viaja. Ele é capaz de contabilizar quilômetros rodados, abastecimentos e outros recursos neste sentido.
Sistema não? Tudo bem!
Mas se você não pretende usar qualquer sistema para te ajudar neste ponto, preparamos uma pequena planilha que também fará este papel! Na aba Tipos, preencha os tipos de solicitação possíveis, as classificações (isso servirá para você agrupar as despesas) e quantos dias após a despesa você fará o reembolso.
Então, para o colaborador, bastará preencher a planilha e enviá-la periodicamente para ti! Preencha o formulário abaixo e baixe a planilha de reembolsos de viagem imediatamente! 😀
Depois de baixar a planilha, veja aqui como montar um super fluxo de reembolsos para agilizar ainda mais seu dia a dia!