Não há dúvidas que o Excel é uma ferramenta incrível. A versatilidade da ferramenta permite que você construa tanto planilhas para armazenar dados simples, usando-o como um banco de dados mesmo, quanto relatórios avançados de gestão e business intelligence. Então, afinal, qual é a diferença de usar o Excel e um software de gestão?

Neste artigo, vou explorar um pouco das possibilidades, além de perdas e ganhos, de ambos os lados.

Excel: formas de uso

Como comentei anteriormente, o Excel é uma ferramenta muito poderosa. Para os mais geeks, é possível inclusive criar “softwares” dentro dele, com botões, mudanças automáticas de abas e até interação com webservices. Para embasar o restante do artigo, vamos explorar algumas das opções comuns usando o Excel como gestão?

Armazenagem de dados: é possível armazenar dados como um banco de dados mesmo, com colunas tipadas (valores, datas, etc.). Este é o formato mais trivial e natural de uso do Excel.
Tabelas dinâmicas: o recurso permite que os dados armazenados sejam compilados para uma análise mais rápida. Por exemplo: uma listagem com datas e valores pode virar uma tabela dinâmica com análise anual ou mensal, usando dados registrados diariamente.
Gráficos: a partir dos dados, ou das tabelas dinâmicas, é possível criar gráficos incríveis.
Consumir dados de BI: apesar de recentemente encorajar o PowerBI como ferramenta para BI, o Excel ainda pode ser uma interface muito amigável para tal finalidade.
Cenários e projeções: o Excel possui ferramentas para criar cenários (what if), e permite que você crie projeções com variações “onde bem entender” – ou seja, não é preciso estabelecer fórmulas ou racionais de cálculo. Você pode criar uma lógica, replicar nas colunas e linhas e alterar pontualmente dados que você considere mais realistas.

Na prática, a versatilidade do Excel é imbatível, não é?! Então, qual é a vantagem de usar um sistema?

Sistemas: por quê?

A palavra “sistema” vem de sistematizar. Neste sentido, o primeiro ponto que um sistema tem é que ele sistematiza sua operação. É preciso, portanto, entender que a versatilidade do Excel passa a “atrapalhar” – mais do que ajudar – em alguns casos. E é nesse ponto que o sistema vem para substituir o Excel. Como você já deve imaginar, ele não substitui em todos os casos. Vamos considerar alguns exemplos?

Armazenagem de dados: a versatilidade do Excel também pode ser um problema à medida que a operação cresce e fica complexa. A possível falta de padronização de classificações, por exemplo, dificultaria uma análise futura. Um sistema não permite que você “erre” a digitação de campos como classificações de contas, “forçando” você a encontrar a conta certa e fazer um lançamento melhor.
É possível “esbarrar” em alguma célula enquanto você navega pela sua planilha de dados, apagando o dado e alterando-o para sempre. Um sistema dificulta esse trabalho, naturalmente.
Os sistemas possuem backups dos dados. Portanto, é eliminado o risco de algum “incidente” (como alguém sobrescrever a planilha com uma versão mais antiga, ou apagar algumas linhas).
O sistema pode oferecer agilidade no trabalho mesmo, como automatizações e integrações bancárias, para que você faça os lançamentos apenas em uma plataforma (ao invés de lançar no sistema e no internet banking, por exemplo).
Imagine que você está usando o Excel para fazer seu faturamento: é possível esquecer um “0” e faturar R$100 ao invés de R$1.000, ou mesmo simplesmente pular uma linha quando você foi interrompido por algum fator externo. O sistema não erra nem esquece.

O que o sistema não faz?

Uma coisa importante é que o sistema não pode ser visto como o “mago” da coisa toda. O sistema vai padronizar, aumentar a segurança e agilizar o dia a dia, mas ele não vai – por exemplo – prever o futuro. Isso não se trata de algoritmos ou inteligência artificial, e sim porque o futuro jamais espelha o passado. Ele, no máximo, pode trazer insights sobre o que pode vir a acontecer.

O Nimbly, por exemplo, consegue oferecer necessidades de capital de giro, com base no faturamento previsto x contas a pagar. Em breve, teremos uma ferramenta para que um orçamento projetado seja incluído na ferramenta – assim, será possível comparar o orçado com o realizado. Mas estas projeções são dadas com base em fatos reais e previsíveis.

Um caso muito comum é o de empresas que buscam ferramentas que apresentem a projeção financeira do seu negócio no médio e longo prazo. Qual ferramenta poderia prever, por exemplo, o covid-19 agora em 2020?

Neste sentido, a análise dos dados e a montagem das projeções continua sendo trabalho para gestores e analistas, e não para ferramentas de gestão. E estes podem ser feitos pelo Excel ainda, ou por ferramentas de BI sem nenhum ônus.

Na prática, poderíamos ter a melhor diferenciação como sendo:

Sistema para operação
Excel para análise e projeção

Por quê um BI separado, e não um sistema cheio de dashboards?

Quando começamos a pensar no Nimbly, tivemos que entender quem gostaríamos de ser. E optamos por não seguir muito na linha de “dashboards infinitos”. Isso tem um motivo muito técnico: cada gestor quer gerenciar o próprio negócio do seu jeito. Ter 100 gráficos na ferramenta não vai resolver de todos os gestores do mundo.

Por isso, nós optamos por seguir o caminho de ser a melhor ferramenta de operação que poderíamos ser. Resolvemos nos focar em agilizar o back office das empresas mesmo, auxiliar os setores financeiro e administrativo a trabalhar menos – e, como consequência, ter mais tempo para pensar em estratégias para suas empresas.

Também, existem algumas ferramentas muito boas de BI no mercado. Um software de gestão, para nós, deve estar focado em agilizar o back office para que registrar as informações tenha o “menor ônus possível” para a operação.

Quando adotar o Excel? E quando abandoná-lo?

Gosto de pensar que as empresas têm estágios, e cada estágio encontra o sistema que o ajuda. Dependendo de cada segmento, existem opções de software incríveis que podem ajudar já nos estágios iniciais. Mas se você não pode gastar com isso agora, o Excel vai fazer muito bem esse papel! Lembre-se que não existe nada “de graça”: se você está usando de graça, alguém está – literalmente – pagando para você usar. Então, a menos que você queira pagar por algo, use o Excel (ou similar como OpenOffice) e crie seu controle!

Entenda, também, que os dados servem para você entender sua operação e analisar seu passado. Eles garantirão que sua empresa está no ramo correto – dando o lucro necessário para te manter motivado, identificar possíveis gaps e assim por diante. Mas não é preciso ser muito preciosista com os dados no começo: se você estiver gastando mais tempo gerenciando do que vendendo, por exemplo, talvez seja o caso de rever a importância dos seus dados nesta fase inicial.

Uma empresa de serviços, por exemplo, pode se beneficiar de softwares para fazer o faturamento automático de contratos. Mas se você possui 2 ou 3 contratos, com 2 ou 3 notas emitidas mensalmente, o sistema automatizar isso vai economizar 10 ou 20 minutos por mês, não é?! Por isso, um Excel será mais do que suficiente.

Como assim Excel? Quero um sistema já!

A questão principal de contratar um sistema muito cedo é que você, talvez, não tenha certeza de como você quer gerenciar seu negócio. Você talvez não saiba de todos os controles que precisa, porque seu negócio ainda pode mudar muito nos estágios iniciais.

Já na época de Tático ERP, um ERP de médio porte, notei muitas escolhas como essa. Empreendedores experientes queriam “começar a empresa com um software que suportasse seu crescimento”. O problema de fazer isso é que, no começo, precisamos vender com condições de pagamento especiais, promover descontos excepcionais e, muitas vezes, até itens precisam ser criados com regras de tributação diferenciadas para uma venda apenas. Neste estágio, um sistema apenas atrapalha a operação. Ter a operação 100% manual pode ser um benefício para entender o que é preciso e o que não é.

Outra coisa é que, no começo, experiente ou não, você “quer” alguns recursos e funcionalidades. Talvez, dali a 3 meses, o crescimento da empresa tire do seu foco aquela necessidade, e com 1 ano você notará que não precisava. Mas, naquele momento, aquilo é essencial – e no Excel seria “tão fácil”. Então você buscará um sistema que tenha aquilo, e se frustrará, ou pagará caro, para ter algo que cairá em desuso logo.

Tabela, para quem gosta de tabelas

Funcionalidade	Excel	Nimbly
Registro de dados	👍	👍
Backup automático		👍
Padronização dos registros		👍
Versatilidade (registra qualquer coisa em qualquer lugar)	👍
Criação de gráficos e visões dinâmicas	👍	👍 (Excel)
Multi usuário com segurança		👍
Armazenagem em nuvem	OneDrive	Nativo

Tá, em resumo…?

O ponto principal é: o Excel é, sim, uma ótima ferramenta! E ter “algum dado” é melhor do que “nenhum dado”. Especialmente nos estágios iniciais, ele deverá ser mais do que suficiente para você se conhecer.

Agora, se sua empresa já está rodando há pelo menos 6 meses e você já consegue enxergar um padrão na sua operação, é hora de investir em um sistema que agilize seu back office, como o Nimbly. Isso permitirá que você mantenha seu foco no negócio, e tenha dados importantes sempre à mão – como fluxo de caixa, necessidade de capital de giro, DRE e etc.

Excel ou software de gestão?