A Conciliação de Extrato Bancário das suas contas é uma das rotinas mais importantes do seu financeiro. É através desta prática que os times financeiros garantem uma série de pontos importantes para a empresa, que vamos destacar mais à frente.
Neste artigo, trouxemos as melhores práticas da conciliação bancária – quer você use um software para automação financeira como o Nimbly, quer seja via Excel mesmo.
Por que conciliar o extrato bancário?
Podemos destacar três pontos principais que respondem esta pergunta:
- Garantir que não há fraudes ocorrendo nas contas bancárias
- Garantir a integridade do que ocorreu no banco comparado ao que foi lançado no sistema
- Poder fazer projeções com base em números reais, e não estimados
Conciliar o extrato é obrigatório?
Não é, mas é muito recomendado – mesmo que você não tenha uma gestão financeira profissional dentro da empresa. Isso porque, sem realizar a conciliação, pequenas fraudes podem estar acontecendo e você nunca iria saber!
Algo importante também é que seu contador, no geral, irá fazer a conciliação de extrato. Mas lembre-se que ele fará a conciliação do ponto de vista contábil – dificilmente ele poderá identificar transações indevidas, por exemplo.
Boas práticas para realizar a conciliação de extrato
#1: Realize com frequência
Você já deve ter percebido isso pelo seu cartão de crédito: pequenos valores se somam em uma grande fatura no final do mês, certo?! A mesma coisa acontece com sua conta bancária empresarial: pequenas tarifas e transações irão virar um “grande bolo” no final de um período. Por isso, escolha uma frequência que faça sentido para sua empresa, e coloque isso na sua agenda como um compromisso – sim, com hora marcada!
Uma boa estratégia pode ser tentar não ultrapassar 50 lançamentos por “vez”, e nunca ultrapassar um mês! A sugestão abaixo pode ser adotada:
- Se a empresa faz menos de 50 pagamentos e recebimentos por mês, conciliar a cada 15 dias.
- Se a empresa faz mais de 50, mas menos de 200, conciliar a cada semana!
- Se a empresa ultrapassa este valor, concilie diariamente – especialmente se você não usa um software para isso e terá que fazer tudo na mão!
Com a frequência certa, o trabalho não irá acumular e você terá uma conciliação muito mais fluída!
#2: Cuide com suas convicções ao detectar uma falha
Uma falha na conciliação acontece quando, ao final do processo, “faltou” ou “sobrou” um valor X no seu relatório (por exemplo: no banco tem R$1000 de saldo, mas na sua conciliação você entrou R$990 – faltando R$10, portanto!). Neste momento, muito cuidado!
As falhas acontecem por alguns motivos:
- Na conciliação manual, você “inverteu” algum número (por exemplo, R$23 virou R$32).
- Você esqueceu de somar alguma coisa, ou esqueceu algum número ao digitar na calculadora.
- Você passou reto de algum lançamento que parecia repetido.
Independente disso, o cuidado a ser tomado aqui é “não procurar um erro de R$10 se a falha é de R$10”. É possível, por exemplo, que você tenha duas falhas: uma R$129 e outra de -R$119. A junção das duas falhas, quando somadas (129 – 119), resultarão nos R$10. Portanto, se houve uma falha, é preciso reconferir tudo!
#3: Use um software, ou uma planilha de Excel (nesta ordem)
Se você não se assustou com o #2, volte e leia de novo. Ter que reconferir tudo é um ótimo motivo para adotar um software de conciliação de extrato, certo?! Além de garantir que não haverão erros de digitação, o Nimbly é capaz de reconhecer padrões de lançamentos, tornando cada vez mais fácil e ágil o processo todo.
Mas se ainda não é o caso, Excel neles! No Excel, coloque os lançamentos do extrato bancário lado a lado com a conferência. Isso facilitará sua busca por falhas!
#4: APIs, depois OFX ou Open Banking, depois PDF
Esta é uma dica bem importante também. Ao buscar ferramentas de extrato, opte sempre por ferramentas que têm conexão direta com os bancos (normalmente os bancos digitais oferecem isso). Isso é importante porque os dados vêm muito mais ricos e detalhados via API do que via arquivo OFX, por exemplo.
Se a API não for uma opção, procure softwares que oferecem importação de OFX ou integração via Open Banking. Ambos te pouparão de ter que dar um “check a caneta” a cada linha conciliada.
O PDF é sua última opção porque, imprimindo, você vai precisar de muita calculadora e muita caneta marca texto. Mesmo que isso pareça ser uma prática divertida, nós podemos colocar mais tecnologia neste processo, certo?! : )
#5: Lembre-se da #1
Para fechar, vale o reforço: a regra mais importante é a frequência! Confie na consistência do processo, independentemente de usar um software para fazer a conciliação de extrato ou fazer manualmente / via Excel, ok? 😉